Die Uhr im Auge behalten - Technologie zur Überwachung der Personalzeit

Einzelhandelsangestellte sind meist ehrliche und hart arbeitende Menschen, die motiviert sind, den Kunden ein tolles Erlebnis zu bieten. Die meisten von ihnen würden nie auf die Idee kommen, ihren Arbeitgeber zu bestehlen. Wenn es jedoch um die Zeiterfassung geht, bietet das Fehlen von Kontrollen den Mitarbeitern die perfekte Gelegenheit, einen Vorteil daraus zu ziehen.

Vertrauen, zu welchem Preis?

Lassen Sie uns diese Herausforderung in eine gewisse Perspektive rücken. Die Gehaltsabrechnung ist der mit Abstand größte Kostenfaktor im Einzelhandel. Die größten Einzelhändler beschäftigen über 2 Millionen Mitarbeiter, und da zählt jede Minute. Dennoch schätzt die American Society of Employers, dass 20 Prozent jedes Dollars, den ein Unternehmen verdient, durch Zeitdiebstahl der Mitarbeiter verloren geht. Dies kann durch falsche Zeiterfassung, persönliche Aktivitäten, "Buddy Punching" oder häufige Pausen geschehen - und es ist ein enormes Problem.

Die derzeitige Herangehensweise an die Verwaltung von Zeit und Anwesenheit der Mitarbeiter lässt sich in mehrere Kategorien einteilen:

• Einzelhändler, die die Anwesenheit ihrer Mitarbeiter überhaupt nicht überwachen
• Einzelhändler, die die Anwesenheit ihrer Mitarbeiter manuell überwachen, d. h. der Vorgesetzte oder Manager notiert Verspätungen und Abwesenheit
• Einzelhändler, die die Anwesenheit ihres Personals mit Hilfe von Technologie überwachen

Die Mehrheit der Einzelhändler fällt in die zweite Kategorie, in der die Anwesenheit des Personals manuell überwacht wird.

Diejenigen, die ihr Personal überhaupt nicht überwachen, vertrauen im Wesentlichen darauf, dass die Mitarbeiter das Richtige tun werden. Sie gehen davon aus, dass die Mitarbeiter, wenn sie beispielsweise zu spät kommen, die Zeit schon wieder aufholen werden. Das mag durchaus zutreffen, und in einem vertrauensvollen Umfeld ist es wahrscheinlicher, dass ein Verantwortungsgefühl entsteht. Dennoch ist es ein erhebliches Risiko, wenn man die Kosten bedenkt.

Was ist die beste Art der Zeiterfassung?

Diejenigen, die einen technologischen Ansatz für die Verwaltung von Zeit und Anwesenheit wählen, sind in der Regel am erfolgreichsten. Technologie erfordert keine schwierigen Gespräche - sie vermittelt einfach die Fakten. Wenn Sie von 8:00 bis 17:00 Uhr arbeiten sollten und um 8:05 Uhr ein- und um 17:00 Uhr aussteigen, haben Sie Ihre Arbeitszeit um 5 Minuten unterschritten. Ganz einfach!

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die verwendete Technologie robust, genau und reibungslos ist. Auf diese Weise werden die Schwierigkeiten bei der Einführung der neuen Technologie drastisch reduziert und sichergestellt, dass sie für die Mitarbeiter zur zweiten Natur wird.

Ein Beispiel für die Manipulation von Technologie ist ein Einzelhändler, der eine Art altmodisches Punch-in-System einführte, bei dem die Mitarbeiter RFID-Karten verwendeten, um das Gebäude zu betreten und zu verlassen. Auf den ersten Blick schien dies eine vernünftige Lösung zu sein. Allerdings konnten die Karten von jedem gescannt werden, so dass "Buddy Punching" an der Tagesordnung war. Dies verursachte ein größeres Problem als die bisherige Methode der Anwesenheitskontrolle durch die Vorgesetzten, da die Vorgesetzten aufgrund des neuen Systems die Kontrolle ganz einstellten.

Technologie kann dabei helfen, Entscheidungen auf der Grundlage von Regeln und nicht von Vorurteilen zu treffen. Natürlich ist im Umgang mit Menschen immer eine menschliche Note erforderlich, insbesondere unter mildernden Umständen, aber die Technologie kann die Überwachung wesentlich robuster machen.

Wie können Einzelhändler also sicherstellen, dass die Technologie nahtlos, robust und konsistent eingesetzt wird? Sie brauchen eine Identifizierungsmethode, die nicht getäuscht werden kann und keine Unklarheiten zulässt.

Biometrische Daten zur Verwaltung und Kontrolle

Die biometrische Technologie bietet die Antwort. Wenn ein Mitarbeiter entweder seinen Fingerabdruck oder sein Gesicht benutzt, ist es unmöglich, ihn auszutricksen - und das auch noch schnell und reibungslos. Darüber hinaus bietet die biometrische Technologie zahlreiche Vorteile und Effizienzgewinne, wenn sie mit folgenden Maßnahmen kombiniert wird:

• Anmeldung an einem Firmencomputer
• Genehmigung der Registrierkasse durch das Management
• Freischaltung von Sicherheitsbereichen wie Kassenbüros oder Sicherheitskäfigen
• Autorisierung an der Selbstbedienungskasse (anstelle der Verwendung von Pincodes oder Barcodes)
• Entgegennahme von Lieferungen

Was den Benutzerprozess betrifft, so ist er sehr einfach: Der Mitarbeiter registriert seinen Fingerabdruck oder sein Gesicht, und schon ist er im System. Dies ist heutzutage ein Standardverfahren zur Identifizierung, da mobile Geräte diese Technologie in der Regel verwenden. Einer der größten Vorteile für die Mitarbeiter ist die Schnelligkeit und der Komfort des Prozesses. Da die Daten außerdem mit Token versehen sind, können Arbeitgeber im Hinblick auf die Datenschutzgrundverordnung (GDPR) und andere gesetzliche Bestimmungen beruhigt sein.

Was die Bequemlichkeit betrifft, so haben die Mitarbeiter einen Prozess weniger zu befolgen, was die Effizienz erhöht und ihnen mehr Zeit für die Kunden gibt.

Für das Unternehmen bedeutet dies, dass es die Kontrolle zurückerhält und sicher, robust und effizient ist. Da die Fluktuation ein wichtiger Faktor für Einzelhändler ist (bis zu 60 %), kann ein Mitarbeiter, sobald er das Unternehmen verlässt, schnell und einfach aus dem System entfernt werden, um jegliches Risiko des Missbrauchs zu vermeiden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Einsatz biometrischer Verfahren zur Zeiterfassung die Gleichbehandlung aller Mitarbeiter gewährleistet und das Leben für alle Beteiligten einfacher macht!

Möchten Sie mehr über den Einsatz biometrischer Verfahren zur Verhinderung von Verlusten im Einzelhandel erfahren?

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Steve Hewitt ist der Gründer von Profitunity, einem Unternehmen, das die Rentabilität von Einzelhändlern durch Partnerschaften mit Lösungsanbietern steigern will. Zuvor war er als Consultant Head of Loss Prevention bei Waitrose, Head of Loss Prevention bei Morrisons und Head of Loss Prevention bei Marks and Spencer tätig. Er ist Mitglied des ECR Europe Shrink and On Shelf Availability Teams. Steve wendet seine in 26 Jahren im Einzelhandel gewonnenen Erkenntnisse an, wenn er Unternehmen berät, um sie zu einem vollständigen Bewusstseinswandel zu führen, der zu einer erheblichen Gewinnsteigerung führt. Er hat auch Geschäftsszenarien für branchenführende RFID-Initiativen und neue Wege zur Einbindung der Mitarbeiter in die "Kunst des Möglichen" bei Totalverlusten entwickelt. Steves Erfahrung im Einzelhandel ermöglicht ihm einen ganzheitlichen Blick auf Verluste und die Hebel, die zur Gewinnsteigerung im Einzelhandel zu ziehen sind.